初めての海外社員旅行を企画する幹事様からよくいただく質問に、ホーチミン在住13年の日本人スタッフが回答します。費用や経費処理の基本から、雨季の過ごし方、緊急時の対応まで、稟議書の作成や参加者への説明にそのままお使いいただけます。
Q1.ホーチミン社員旅行の費用はどのくらいですか？
A.3泊4日の場合、航空券別で一人あたり約70,000円〜100,000円が目安です。20名で約8万円、30名で約7万円、50名で約6.5万円と、人数が増えるほど一人あたりの費用は下がります。内訳はホテル・食事・アクティビティ・現地ガイドで、福利厚生費として経費処理しやすい価格帯です。
Q2.何名から団体旅行として対応できますか？
A.10名様以上から団体旅行プランとしてお受けしています。10〜19名はスタンダードプラン、20名以上は貸切バスや専用ガイドを含む団体専用プラン、50名以上は複数ガイド・複数車両での大型手配に対応します。
Q3.社員旅行の経費処理は可能ですか？
A.はい、福利厚生費として経費処理が可能です。国税庁の基準では、会社負担が一人10万円以内、滞在日数が4泊5日以内、全社員の50%以上が参加する社員旅行は 福利厚生費として認められます。ホーチミン3泊4日プランはいずれの条件も満たしやすく、ご希望に応じてインボイス対応の請求書をお出しします。
Q4.英語やベトナム語が話せなくても大丈夫ですか？
A.問題ありません。空港送迎から観光・食事・ホテルまで、日本語ガイドが全行程で同行します。ホーチミン在住13年の日本人スタッフが同行するプランもご用意しており、現地での交渉やトラブル対応も日本語で完結します。
Q5.当日のアテンドやトラブル対応はありますか？
A.はい、専任の日本語スタッフが終日同行します。空港到着からホテルチェックアウトまで、移動・食事・オプショナル手配をすべてサポートします。また、体調不良や忘れ物などのトラブルも、現地の日本語対応病院や警察への同行を含めて対応します。
Q6.食事でアレルギーや宗教上の制限に対応できますか？
A.はい、事前にお知らせいただければ対応可能です。甲殻類・ナッツ・乳製品などのアレルギー除去、ベジタリアン・ヴィーガン、ハラル対応など、参加者ごとに個別メニューを手配します。ご予約時に制限のある方の一覧をご提出ください。
Q7.雨季でも社員旅行は楽しめますか？
A.はい、十分楽しめます。ホーチミンの雨季（5月〜10月）は、午後に1〜2時間のスコール型の雨が降る日が多いですが、一日中降り続くことは稀です。午前中の観光と午後の屋内アクティビティ（クッキングクラス・スパ・ショッピング）を組み合わせた雨季向けモデルコースもご提案します。
Q8.キャンセル料はいつから発生しますか？
A.旅行開始日の30日前から段階的にキャンセル料が発生します。30日前まで無料、29〜14日前は旅行代金の20%、13〜7日前は30%、6〜3日前は40%、2日前〜当日は50%、旅行開始後は100%が目安です。団体プランの場合、航空券やホテルの手配状況により条件が異なるため、お見積もり時に明示します。
Q9.見積もりから旅行実施までの流れはどうなりますか？
A.LINE または見積もりフォームでのご依頼から、最短で以下の流れで進みます。①3営業日以内に概算見積もり、②ご希望のプラン調整、③正式お見積もり・ご契約、④出発1ヶ月前までに参加者情報確定、⑤2週間前に最終確認、⑥出発日に現地スタッフが空港でお出迎え。初めての海外社員旅行の場合、幹事様向けの準備チェックリストもご提供します。
Q10.緊急時の対応体制はありますか？
A.はい、24時間体制でサポートします。旅行中は日本語対応の緊急LINE窓口を開設し、体調不良・事故・盗難などのトラブルに即応します。現地の日本語対応病院（FV Hospital など）や日本大使館への同行、保険会社との連絡も現地スタッフが代行します。出発前には参加者全員に緊急連絡カードをお渡しします。
