社員旅行の幹事を任されたけど、何から始めればいいかわからない...そんな不安を解消するため、準備開始から出発当日までのチェックリストをまとめました。
このページの内容は無料でPDFダウンロードできます。印刷してチェック用紙としてお使いください。
6ヶ月前のチェックリスト
社員旅行の準備は、できれば6ヶ月前からスタートするのが理想的です。この時期に大枠を決めておくことで、後の準備がスムーズに進みます。
企画・予算
- 上司・経営層への企画提案
- 予算の概算確認（一人あたり◯万円 × 人数）
- 行き先候補のリストアップ（3〜5箇所）
- 候補日程の検討（繁忙期を避ける）
- 旅行会社への見積もり依頼（複数社比較推奨）
4ヶ月前のチェックリスト
行き先と日程が決まったら、具体的な準備を開始します。参加者の意向も確認しながら進めましょう。
決定・手配開始
- 行き先・日程の最終決定
- 参加希望アンケートの実施
- 航空券の仮予約（早割適用の確認）
- ホテルの仮予約
- 旅行会社との契約
2ヶ月前のチェックリスト
参加者が確定し、具体的な手配を進める時期です。詳細なスケジュールを組み立てましょう。
詳細手配
- 参加者名簿の確定
- パスポート有効期限の確認（残存6ヶ月以上）
- オプショナルツアーの予約
- レストラン予約（団体席の確保）
- 海外旅行保険の加入手続き
- 食事制限・アレルギーの確認
1ヶ月前のチェックリスト
最終確認と参加者への案内を行う重要な時期です。抜け漏れがないようしっかり確認しましょう。
最終確認
- 最終人数の確定・正式予約
- 旅のしおり作成・配布
- 現地緊急連絡先リストの作成
- 集合場所・時間の周知
- 部屋割りの決定・共有
- 現地での支払い方法の確認
1週間前のチェックリスト
出発直前の最終チェックです。参加者への連絡も忘れずに。
出発準備
- 天気予報の確認・服装アドバイス
- 両替・Wi-Fi手配の案内
- 最終確認メールの送信
- 空港での集合場所の再確認
- 緊急連絡網の最終確認
持ち物チェックリスト
参加者に案内する持ち物リストです。しおりに含めることをおすすめします。
必須アイテム
- パスポート（残存有効期間6ヶ月以上）
- 航空券（eチケット控え）
- 海外旅行保険証書
- クレジットカード
- 現金（日本円・現地通貨）
おすすめアイテム
- 常備薬・酔い止め
- 日焼け止め・サングラス
- 虫除けスプレー
- モバイルバッテリー
- 変換プラグ（Aタイプ/Cタイプ）
現地スタッフが幹事の代わりにやること
海外社員旅行で幹事様が抱える不安の多くは、「現地で何が起きるかわからない」ことに起因します。ホーチミン在住の日本人スタッフが常駐する当社では、幹事様が日本で抱え込みがちな作業の大半を現地で巻き取ります。以下は、ガイドブックや大手OTAの定型プランでは見えにくい、現地手配者だからこそ提供できる具体的なサポートです。
レストラン・会場の事前下見と交渉
団体席の確保、アレルギー対応の事前確認、貸切可否の交渉まで現地で直接実施します。写真だけではわからない席の配置や動線も、実際に足を運んで確認します。
当日のアテンドと緊急対応
空港送迎から各日のアテンドまで日本語スタッフが同行。体調不良や忘れ物などのトラブルも、日本語対応病院や警察への同行を含めて現地で完結させます。
天候・混雑を見た直前調整
雨季のスコールや観光地の混雑状況を現地で把握し、当日の行程順を入れ替えます。幹事様が現地の天気を心配する必要はありません。
これらはいずれも、現地に拠点があり、日々ホーチミンの店舗・施設・交通事情を見ているスタッフだからこそ提供できる価値です。幹事様の仕事は、社内の意向集約と参加者への案内に集中していただき、現地の実務は私たちにお任せください。
人数別 準備の違いと費用の目安
参加人数によって、準備の粒度も一人あたりの費用も変わります。人数が増えるほど貸切バスやガイドなどの固定費を分散できるため、一人あたりの単価は下がる傾向です。以下は3泊4日・航空券別の現地費用の目安です。
| 人数 | 一人あたり目安 | 団体合計目安 | 手配のポイント |
|---|---|---|---|
| 10名 | 約13万円 | 約130万円 | 1台のバス・1名のガイドで小回りよく |
| 30名 | 約9万円 | 約270万円 | 団体割引5%・貸切会場が選びやすい |
| 50名 | 約7.5万円 | 約375万円 | 団体割引10%・複数ガイドで対応 |
| 100名 | 約7万円 | 約700万円 | 複数車両・班分け・集合管理を設計 |
※ 金額は目安です。渡航時期・為替・ホテルグレード・アクティビティ内容により変動します。航空券は別途。正確なお見積もりはお問い合わせください。
準備の進め方イメージ
実際の社員旅行では、準備のどの段階でどんな景色になるのかを、代表的なシーンでご紹介します。以下は当社が手配する社員旅行の典型的な流れを表したイメージ説明です。
製造業30名様の社員旅行イメージ。旅のしおりと部屋割り、緊急連絡先リストを配布し、参加者への最終案内を完了した段階。幹事様の手元には現地スタッフからの行程確認が届きます。
IT企業25名様の社員旅行イメージ。空港カウンターに日本語スタッフが待機し、集合・搭乗手続き・現地到着後の送迎までを一括サポート。幹事様の負担を最小化します。
無料PDFダウンロード
よくある質問（FAQ）
Q1.社員旅行の幹事は何ヶ月前から準備を始めればよいですか？
A.海外社員旅行は6ヶ月前からの準備が理想です。6ヶ月前に企画・予算・行き先を固め、4ヶ月前に航空券とホテルを仮押さえ、2ヶ月前に参加者名簿とオプションを確定、1ヶ月前にしおり作成と最終人数確定、という流れが余裕を持って進められます。繁忙期（年末年始・GW・お盆）は航空券が取りにくいため、さらに1〜2ヶ月前倒しを推奨します。
Q2.社員旅行の費用は福利厚生費として経費処理できますか？
A.国税庁の基準では、会社負担が一人あたり10万円程度まで、旅行期間が4泊5日以内、全従業員の50%以上が参加する社員旅行は福利厚生費として認められる場合があります。ホーチミン3泊4日プランはいずれの条件も満たしやすい価格・日程です。最終的な税務判断は貴社の顧問税理士にご確認ください。インボイス対応の請求書を発行します。
Q3.パスポートやビザはどう案内すればよいですか？
A.ベトナムは45日以内の観光・出張なら日本国籍の方はビザ免除です（2026年時点の制度）。ただしパスポートの残存有効期間は入国時点で6ヶ月以上必要なため、参加者全員に2ヶ月前までの残存期限チェックを案内してください。更新が必要な方が出ても間に合うよう、名簿確定と同時に確認するのが安全です。
Q4.海外旅行保険は会社で一括加入できますか？
A.はい、団体包括契約として会社で一括加入するのが一般的です。参加者ごとに個別加入してもらうより、補償内容を統一でき、幹事の管理も簡単になります。現地での治療費・救援者費用・携行品損害をカバーする補償を選ぶと安心です。クレジットカード付帯保険のみで済ませず、団体保険との併用をおすすめします。
Q5.参加者の人数が直前で変わった場合はどうなりますか？
A.人数変更はキャンセル料の発生有無に直結します。航空券やホテルは確定後の減員に取消料がかかる場合があるため、最終人数の確定タイミングを早めに共有しておくことが重要です。当社では仮予約段階でバッファを設け、増減に柔軟に対応できるよう手配します。直前の増員も、空き状況の範囲で現地スタッフが追加手配します。
Q6.英語が話せないスタッフが多くても大丈夫ですか？
A.まったく問題ありません。空港送迎から観光・食事・ホテルまで全行程に日本語ガイドが同行し、幹事様が通訳役を担う必要はありません。チェックイン・支払い・トラブル対応も現地スタッフが日本語で代行するため、語学に不安のあるメンバーも安心して参加できます。
Q7.幹事の負担を減らすために旅行会社に任せられる範囲は？
A.行程設計・航空券とホテルの手配・レストラン予約・オプショナルツアー・空港送迎・現地アテンド・緊急対応まで、ほぼすべてをワンストップで任せられます。幹事様にお願いするのは、参加者名簿の取りまとめ・社内の意向集約・しおり配布など社内で完結する作業のみです。準備チェックリストもこちらで提供します。
関連ページ
- 社員旅行ガイド — モデルコース・費用の目安
- 社員旅行・MICE 詳細ガイド — アクティビティ・FAQ
- MICE・法人旅行トップ — 目的別ガイド
PDFダウンロード / お問い合わせ
メールアドレスをご登録いただくと、チェックリストPDFのダウンロードリンクをお送りします。社員旅行のご相談も承ります。
