社員旅行の幹事を任されたけど、何から始めればいいかわからない...そんな不安を解消するため、準備開始から出発当日までのチェックリストをまとめました。
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6ヶ月前のチェックリスト
社員旅行の準備は、できれば6ヶ月前からスタートするのが理想的です。この時期に大枠を決めておくことで、後の準備がスムーズに進みます。
企画・予算
- ☐上司・経営層への企画提案
- ☐予算の概算確認（一人あたり◯万円 × 人数）
- ☐行き先候補のリストアップ（3〜5箇所）
- ☐候補日程の検討（繁忙期を避ける）
- ☐旅行会社への見積もり依頼（複数社比較推奨）
4ヶ月前のチェックリスト
行き先と日程が決まったら、具体的な準備を開始します。参加者の意向も確認しながら進めましょう。
決定・手配開始
- ☐行き先・日程の最終決定
- ☐参加希望アンケートの実施
- ☐航空券の仮予約（早割適用の確認）
- ☐ホテルの仮予約
- ☐旅行会社との契約
2ヶ月前のチェックリスト
参加者が確定し、具体的な手配を進める時期です。詳細なスケジュールを組み立てましょう。
詳細手配
- ☐参加者名簿の確定
- ☐パスポート有効期限の確認（残存6ヶ月以上）
- ☐オプショナルツアーの予約
- ☐レストラン予約（団体席の確保）
- ☐海外旅行保険の加入手続き
- ☐食事制限・アレルギーの確認
1ヶ月前のチェックリスト
最終確認と参加者への案内を行う重要な時期です。抜け漏れがないようしっかり確認しましょう。
最終確認
- ☐最終人数の確定・正式予約
- ☐旅のしおり作成・配布
- ☐現地緊急連絡先リストの作成
- ☐集合場所・時間の周知
- ☐部屋割りの決定・共有
- ☐現地での支払い方法の確認
1週間前のチェックリスト
出発直前の最終チェックです。参加者への連絡も忘れずに。
出発準備
- ☐天気予報の確認・服装アドバイス
- ☐両替・Wi-Fi手配の案内
- ☐最終確認メールの送信
- ☐空港での集合場所の再確認
- ☐緊急連絡網の最終確認
持ち物チェックリスト
参加者に案内する持ち物リストです。しおりに含めることをおすすめします。
必須アイテム
- ☐パスポート（残存有効期間6ヶ月以上）
- ☐航空券（eチケット控え）
- ☐海外旅行保険証書
- ☐クレジットカード
- ☐現金（日本円・現地通貨）
おすすめアイテム
- ☐常備薬・酔い止め
- ☐日焼け止め・サングラス
- ☐虫除けスプレー
- ☐モバイルバッテリー
- ☐変換プラグ（Aタイプ/Cタイプ）
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